Prava in pravočasna informacija je ena od najbolj pomembnih stvari za učinkovito poslovanje organizacije. Vrednost posamezne informacije je pogosto zelo težko določiti; stroški za zajemanje in hranjenje informacij so lahko zelo visoki, hkrati pa je nerazpoložljivost informacij lahko še bistveno dražja. Sistem za upravljanje z dokumenti in zapisi add.DRM zagotavlja zaupnost, neoporečnost in neomejeno razpoložljivost informacij v vsakem trenutku. Take rešitve poleg prihranka časa in denarja pravzaprav proizvajajo novo vrednost.

Informacije - premoženje vsake organizacije

Podjetniške informacije o izdanih fakturah, cenah delnic, plačah in podobno se najpogosteje obdelujejo z računalniki. Te informacije so shranjene strukturirano zato so razmeroma lahko dostopne. Vendar te informacije predstavljajo le manjši del vseh informacij, ki jih podjetje potrebuje za učinkovito poslovanje. Do 90% informacij je shranjeno na nestrukturiran način, čeprav so v elektronski obliki – najpogosteje v obliki elektronskih sporočil, besedilnih dokumentov, tabel, predstavitev. Nekatere so na video ali avdio trakovih, pomemben del informacij pa je še vedno izključno na papirju. Da bi jih imeli možnost uporabljati, moramo te informacije učinkovito upravljati, tako kot upravljamo ostalo materialno in nematerialno premoženje. Učinkovito upravljanje z informacijami pomeni, da zagotavljamo zaupnost, neoporečnost in razpoložljivost informacij v vsakem trenutku. Neučinkovito upravljanje z informacijami je lahko zelo drago. Raziskave kažejo (Gartner Group), da shranjevanje papirnega dokumenta lahko stane tudi do 20 evrov, iskanje dokumenta, ki je bil napačno shranjen pa lahko stane tudi 120 evrov. Ista raziskava je pokazala, da se bo dokument v povprečju kopiral (na papir ali elektronsko) 9 do 11 krat, po ceni 18 evrov za kopijo.

Pravni vidiki upravljanja informacij

Zakonodaja EU postavlja zahteve, ki se nanašajo na klasifikacijo, shranjevanje, dostopanje in uničevanje zapisov. Zakonodaja zahteva tudi obvezno beleženje vseh dogodkov za vsak posamezen zapis. V praksi lahko te zakonske zahteve najlažje izpolnimo z uvedbo in uporabo sistema za upravljanje z zapisi (tako imenovan "Records Management"), ki pomembno zmanjša stroške upravljanja in izboljša pretok informacij.

Dostopnost do dokumentov in zapisov

Dokumenti in zapisi, shranjeni v Meridiu, ki predstavljajo del rešitve add.DRM so dostopni takoj – v odvisnosti od dodeljenih pravic – zaposlenim, partnerjem, strankam ali javnosti preko različnih poslovnih aplikacij, namiznih orodij ali spletnih strani.

Meridio Application Framework

Meridio Application Framework in vmesnik .NET podpirata hiter razvoj spletnih aplikacij, ki uporabljajo odprte komunikacijske protokole.

Podpora

Podpora za XML (Extensible Markup Language) olajša integracijo z različnimi aplikacijami na kakršnikoli platformi.

Programsko in sistemsko okolje

Vgrajen pregledovalnik in pretvorba v HTML omogoča uporabnikom vpogled v vsebino dokumentov v okolju Windows ali z uporabo spletnih brskalnikov, ne da bi bila za to potrebna izvorna aplikacija.

add.DRM - shema procesa upravljanja z dokumenti in zapisi