Prava i pravovremena informacija jedna je od najvažnijih stvari za učinkovito poslovanje organizacije. Vrijednost pojedine informacije često se teško određuje; troškovi dohvata i čuvanja informacija mogu biti vrlo visoki, a istodobno nedostupnost informacija može biti i bitno skuplja. Sustav za upravljanje dokumentima i zapisima add.DRM osigurava povjerljivost, točnost i neograničenu dostupnost informacija u svakome trenutku. Takva rješenja, osim uštede vremena i novca, ustvari proizvode novu vrijednost.
add.DRM
Informacije – bogatstvo svake organizacije
Poduzetničke informacije o ispostavljenim računima, cijenama dionica, plaćama i slično najčešće se obrađuju računalima. Te informacije sačuvane su strukturirano i zato su prilično jednostavno dostupne. Međutim, one su samo manji dio svih informacija koje su poduzeću potrebne za učinkovito poslovanje. Do 90 % informacija čuva se na nestrukturiran način, iako su u elektroničkom obliku – najčešće u obliku elektroničkih izvješća, tekstualnih dokumenata, tablica, prezentacija. Neke su na video-vrpcama ili audio-vrpcama, a važan dio njih još je isključivo na papiru. Kako bi se mogle koristiti, tim informacijama treba učinkovito upravljati, kao što se upravlja drugom materijalnom i nematerijalnom imovinom. Sustav za upravljanje dokumentima i zapisima add.DRM osigurava povjerljivost, točnost i neograničenu dostupnost informacija u svakome trenutku. Neučinkovito upravljanje informacijama može biti vrlo skupo. Istraživanja pokazuju (Gartner Group) da čuvanje dokumenta na papiru može koštati i do 20 eura, a traženje dokumenta koji je bio pogrešno sačuvan može stajati i do 120 eura. To je istraživanje pokazalo da će se dokument u prosjeku kopirati (na papir ili u elektroničkom obliku) 9 do 11 puta, po cijeni od 18 eura po kopiji.
Pravni vidici upravljanja informacijama
Zakonodavstvo EU postavlja zahtjeve koji se odnose na klasifikaciju, čuvanje, pristup i uništavanje zapisa. Zakonodavstvo propisuje i obvezatno bilježenje svih događaja za svaki pojedinačni zapis. U praksi se ti zakonski zahtjevi najlakše mogu ispuniti uvođenjem i korištenjem sustava za upravljanje zapisima (takozvani ‘Records Management’) koji značajno smanjuje troškove upravljanja i poboljšava protok informacija.
Dokumenti i zapisi sačuvani u programu Meridio koji predstavljaju dio rješenja add.DRM
Dostupni su odmah – ovisno o dodijeljenim pravima - zaposlenicima, partnerima, klijentima ili javnosti putem različitih poslovnih aplikacija, alata za stolna računala ili internetskih stranica.
Meridio Application Framework i vmesnik .NET
Podržavaju brz razvoj internetskih aplikacija koje koriste otvorene komunikacijske protokole.
Podrška za XML (Extensible Markup Language)
Olakšava integraciju s različitim aplikacijama na svim platformama.
Ugrađen pretraživač i pretvorba u HTML
Korisnicima omogućuje uvid u sadržaj dokumenata u sustavu Windows ili putem internetskih pretraživača bez potrebe za izvornom aplikacijom.